Open Dental tetap menjadi sistem manajemen praktik dan jadwal Anda. Ini adalah halaman pemesanan untuk pasien. Halaman ini memeriksa jadwal Anda secara real-time melalui API Open Dental dan mencatat janji temu baru kembali melalui cara yang sama. Tidak ada kalender kedua yang perlu disinkronkan, tidak ada data yang perlu dipindahkan, dan Anda tidak perlu menonaktifkan eServices.
Kami akan menerbitkan kunci API, dan Anda cukup menempelkannya di Open Dental pada menu Setup > Advanced Setup > API. Permintaan API akan diproses melalui eConnector yang sudah berjalan di server Anda, sama seperti cara klien API Open Dental lainnya terhubung. Tidak ada perangkat lunak yang perlu diinstal di workstation Anda, dan tidak diperlukan login database, VPN, atau port forwarding. Server Anda harus tetap aktif, karena waktu dibaca dari Open Dental dan setiap pemesanan diperiksa secara real-time sebelum disimpan.
Halaman ini menampilkan slot waktu yang tersedia sesuai dengan jam kerja penyedia layanan dan jenis janji temu yang Anda konfigurasikan di dasbor kami. Slot waktu yang sudah dipesan di Open Dental untuk penyedia layanan tersebut tidak ditampilkan, begitu pula slot waktu saat semua kursi sudah terisi. Janji temu yang dibatalkan, daftar janji temu yang belum dijadwalkan, dan janji temu yang direncanakan tidak memblokir slot waktu, karena tidak mengikat kursi. Jika Open Dental tidak dapat diakses pada saat itu, halaman ini tidak akan menampilkan slot waktu apa pun daripada menebak-nebak. Di Open Dental, pemesanan online saat ini hanya berfungsi melalui alur pasien baru, jadi aktifkan pemesanan online untuk pasien baru di pengaturan penjadwalan kami. Pasien yang memilih 'Pasien Lama' akan mendapatkan pesan kesalahan dan harus kembali serta memilih 'Pasien Baru'. Karena ini merupakan alur pasien baru, jenis janji temu pembersihan gigi dan layanan kebersihan lainnya belum ditawarkan secara online untuk klinik Open Dental. Pasien yang sudah terdaftar dapat memesan pemeriksaan dan kunjungan non-kebersihan lainnya. Sebelum membuat rekam medis, kami melakukan pencarian di Open Dental berdasarkan nama dan tanggal lahir, kemudian hanya berdasarkan nama, lalu nomor telepon, dan terakhir alamat email. Rekam medis pasien baru hanya akan dibuat jika tidak ada yang cocok. Kecocokan berdasarkan nama saja, nomor telepon saja, atau email saja dapat menghubungkan pemesanan tersebut ke rekam medis yang sudah ada meskipun tanggal lahir atau namanya berbeda (misalnya, orang tua dan anak dengan nama yang sama, atau anggota keluarga yang menggunakan nomor telepon yang sama), jadi periksa rekam medis pada setiap pemesanan online.
Tepat sebelum menyimpan, kami memeriksa kembali jadwal hari itu dari Open Dental. Jika slot waktu penyedia layanan sudah terisi, atau semua kursi sudah terisi, pasien akan diminta memilih waktu lain dan tidak ada catatan yang dibuat. Jika tidak, kami memilih kursi: ruang perawatan yang paling sering digunakan oleh penyedia layanan akan didahulukan, kemudian kursi-kursi lainnya di klinik Anda, dan kami memilih kursi pertama yang tersedia untuk seluruh kunjungan. Jika Open Dental tidak dapat dihubungi untuk pemeriksaan tersebut, pemesanan ditolak dan pasien diminta untuk mencoba lagi atau menghubungi klinik. Jika waktunya tersedia, pasien akan melihat konfirmasi setelah pemeriksaan langsung selesai, dan catatan serta janji temu dicatat ke Open Dental segera setelahnya, beserta tanggal, waktu, dan penyedia layanan yang mereka pilih. Durasi janji temu sesuai dengan jenis janji temu, menggunakan pola waktu dokter dan asisten yang disesuaikan dengan jadwal janji temu Anda sendiri. Jika penulisan data tersebut gagal, kami akan mencoba kembali secara otomatis dan pemesanan tersebut akan ditandai untuk tim Anda.
Kursi tersebut adalah kursi kosong pertama sesuai urutan biasa dari penyedia layanan Anda, bukan berdasarkan aturan per jenis, sehingga mungkin bukan kursi yang akan dipilih oleh petugas penjadwalan Anda. Pemesanan online saat ini ditandai dengan catatan '[AI PHONE BOOKING]' di Open Dental, label yang sama dengan pemesanan melalui telepon. Periksa kesesuaian dengan catatan pasien pada setiap pemesanan, dan pindahkan janji temu di Open Dental jika memerlukan kursi yang berbeda. Fitur pemesanan online untuk Open Dental lebih baru dibandingkan fitur Open Dental lainnya, jadi periksa pemesanan pada minggu pertama dengan cermat.
Proses penyiapan hanya memakan waktu beberapa menit dan tidak memerlukan migrasi. Anda cukup mengaktifkan API di Open Dental, menempelkan kunci yang kami berikan, dan memastikan eConnector sudah berjalan. Selanjutnya, di dasbor kami, atur jam layanan yang tersedia untuk setiap penyedia layanan serta jenis janji temu yang dapat dipilih pasien, beserta durasi masing-masing. Aktifkan pemesanan online untuk pasien baru; tanpa fitur ini, pasien Open Dental tidak dapat menyelesaikan pemesanan. Kami akan menyalin pola waktu dan kursi yang biasa digunakan oleh setiap penyedia layanan dari janji temu yang sudah ada. Selanjutnya, letakkan tautan pemesanan di situs web Anda, di profil Google Anda, atau dalam pesan teks dan email Anda. Sebelum diluncurkan, buatlah beberapa janji temu uji coba dan periksa di mana janji temu tersebut muncul di modul Janji Temu.
Web Sched adalah sistem pemesanan daring milik Open Dental, yang merupakan bagian dari eServices. Sistem ini dikonfigurasi di dalam Open Dental, dan sebagaimana dijelaskan dalam panduan Open Dental, Anda dapat menentukan jenis janji temu Web Sched beserta durasi dan pola waktunya masing-masing, lalu menghubungkannya dengan ruang perawatan dan jadwal penyedia layanan yang dapat dipesan melalui sistem tersebut. Hal ini memberikan kontrol yang tepat atas kursi mana yang dapat digunakan oleh setiap jenis pemesanan, dan itulah keunggulan utamanya. Sistem pemesanan online kami menggunakan jam kerja penyedia layanan dan jenis janji temu dengan durasi yang Anda tetapkan di dasbor kami, menyembunyikan waktu yang sudah dipesan di Open Dental, memeriksa status Open Dental secara real-time sebelum setiap pemesanan, dan mencatat janji temu baru di kursi kosong pertama sesuai urutan biasa penyedia layanan tersebut. Sistem ini tidak membatasi jenis janji temu pada ruang perawatan tertentu. Jika jadwal Anda bergantung pada pengikatan setiap jenis janji temu ke kursi tertentu, Web Sched mungkin lebih cocok untuk kebutuhan tersebut. Sistem kami berguna ketika Anda ingin pemesanan berjalan beriringan dengan fitur-fitur lain yang kami jalankan di Open Dental, seperti formulir pendaftaran, pengingat, dan resepsionis AI.
Proses pencatatan dilakukan secara langsung, tanpa melalui kotak masuk permintaan terlebih dahulu. Pasien akan melihat konfirmasi begitu pemeriksaan langsung selesai, dan catatan medis serta janji temu akan langsung disimpan ke Open Dental tak lama setelahnya. Jika proses pencatatan tersebut gagal, sistem akan mencoba kembali secara otomatis dan pemesanan tersebut akan ditandai untuk tim Anda. Pemesanan online untuk Open Dental merupakan fitur yang lebih baru dibandingkan fitur Open Dental lainnya, jadi periksa pemesanan pada minggu pertama di modul Janji Temu.
Tiga cara. Waktu yang sudah dipesan di Open Dental untuk penyedia layanan tersebut tidak ditawarkan, begitu pula waktu ketika semua kursi sudah terisi. Tepat sebelum menyimpan, kami memeriksa kembali data real-time Open Dental, termasuk pemesanan yang baru saja dilakukan oleh Web Sched atau resepsionis Anda, dan menolak waktu tersebut jika penyedia layanan atau semua kursi sudah terisi. Selain itu, pemesanan hanya akan dimasukkan ke kursi yang tersedia selama seluruh kunjungan. Jika Open Dental tidak dapat diakses, tidak ada slot waktu yang ditampilkan dan pemesanan tidak akan disimpan, sehingga pasien diminta untuk mencoba lagi atau menelepon daripada dipesankan tanpa kepastian.
Selama jenis janji temu yang dipilih pasien sesuai dengan durasi yang Anda tetapkan di dasbor kami. Kami menyesuaikan pola alokasi waktu dokter dan asisten agar mirip dengan cara Anda mengatur janji temu, sehingga pemesanan tersebut memblokir slot waktu penyedia layanan sama seperti saat Anda memesan janji temu secara manual. Pastikan durasi setiap jenis janji temu sesuai dengan durasi yang sebenarnya Anda tetapkan saat memesan.
Ruangan perawatan pertama yang tersedia secara gratis untuk seluruh kunjungan. Kami akan mencoba kursi-kursi yang paling sering dipesan oleh penyedia layanan tersebut terlebih dahulu (baik sebagai penyedia layanan maupun sebagai ahli kebersihan gigi), kemudian kursi-kursi lain di klinik Anda, lalu kursi mana pun yang tercantum dalam jadwal hari itu. Jika semua kursi sudah terisi, slot waktu tersebut tidak akan ditawarkan. Hal ini mengikuti kursi-kursi yang biasanya digunakan oleh penyedia layanan Anda, bukan berdasarkan jenis kursi, jadi periksa di mana pemesanan online ditempatkan pada minggu pertama Anda.
Ya. Di Open Dental, pemesanan online saat ini hanya berfungsi melalui alur pasien baru, jadi aktifkan pemesanan online untuk pasien baru di pengaturan penjadwalan kami. Pasien yang memilih 'Pasien Lama' akan mendapatkan pesan kesalahan dan harus kembali serta memilih 'Pasien Baru'. Karena ini merupakan alur pasien baru, jenis janji temu pembersihan gigi dan perawatan kebersihan lainnya belum ditawarkan secara online untuk klinik Open Dental. Sebelum membuat rekam medis, sistem akan mencari rekam medis yang sudah ada berdasarkan nama dan tanggal lahir, kemudian berdasarkan nama saja, nomor telepon, dan email, dan hanya akan membuat rekam medis pasien baru jika tidak ada yang cocok. Kecocokan pada satu nomor telepon atau email saja dapat menghubungkan pemesanan tersebut ke rekam medis tersebut meskipun namanya berbeda, jadi periksa rekam medis pada pemesanan online baru. Kami belum mencatat halaman pemesanan online sebagai sumber rujukan tersendiri di Open Dental, dan rekam medis baru yang dibuat dari pemesanan online mungkin menampilkan 'AI Voice Receptionist' sebagai sumber rujukannya. Perbaiki hal ini di Open Dental jika Anda melacak sumber rujukan.
Ya, jika mereka telah menambahkan tiket janji temu digital kami ke dompet digital di ponsel mereka. Tiket tersebut memiliki tautan "kelola" yang memungkinkan mereka membatalkan atau mengubah jadwal kunjungan. Pesan teks dan email pengingat tidak menyertakan tautan tersebut; pasien yang membalas "R" pada pesan teks pengingat akan diminta untuk menghubungi klinik. Pembatalan melalui tautan "kelola" akan menandai janji temu sebagai "Batal" di Open Dental dengan catatan yang mencantumkan alasannya, dan klinik Anda akan menerima email. Catatan tersebut menggantikan catatan janji temu yang sudah ada. Tim Anda juga dapat menjadwalkan ulang dari dasbor, dan resepsionis AI dapat melakukannya melalui telepon. Di Open Dental, penjadwalan ulang akan memesan waktu baru dan kemudian membatalkan janji temu asli.
Tidak. Daftar jadwal kami dan pemeriksaan real-time sebelum menyimpan keduanya menampilkan data yang sudah dipesan oleh Web Sched dan resepsionis Anda di Open Dental. Jika Anda menggunakan keduanya, tentukan tautan pemesanan mana yang diarahkan ke mana, agar pasien tidak diarahkan ke dua halaman yang berbeda.
Tidak. Sistem ini beroperasi melalui API Open Dental dan eConnector yang sudah terpasang di server Anda. Anda cukup mengaktifkan API tersebut dan memasukkan kunci yang kami berikan. Anda dapat menonaktifkan kunci tersebut di dalam Open Dental kapan saja, dan setelah itu kami tidak akan lagi memiliki akses.
Jika Anda menggunakan Open Dental dan ingin pasien melakukan pemesanan secara online, fitur ini akan menawarkan slot waktu dalam jam praktik yang Anda tentukan, mengabaikan slot waktu yang sudah dipesan di Open Dental, memeriksa status Open Dental secara real-time sebelum setiap pemesanan, dan mencatat pemesanan tersebut sesuai durasi jenis janji temu pada kursi yang kosong. Pahami dengan jelas kompromi yang ada. Pasien lama akan melalui alur pasien baru dengan proses pencocokan rekam medis, layanan pembersihan gigi belum dapat dipesan secara online, dan penempatan kursi mengikuti urutan biasa penyedia layanan Anda, bukan berdasarkan aturan per jenis seperti yang dilakukan Web Sched. Periksa pemesanan pada minggu pertama dengan cermat.
Open Dental adalah merek dagang milik Open Dental Software, Inc. Intake.Dental adalah produk independen dan tidak berafiliasi dengan, tidak didukung oleh, maupun disponsori oleh Open Dental Software, Inc.
Pasien memilih dari jam dan jenis janji temu yang Anda atur untuk setiap penyedia layanan di dasbor kami. Waktu yang sudah dipesan di Open Dental tidak ditampilkan. Sebelum pemesanan disimpan, kami memeriksa Open Dental secara real-time untuk penyedia layanan dan waktu tersebut, serta mencari kursi yang tersedia. Jika keduanya tersedia, pemesanan tersebut akan tercatat sebagai janji temu baru di modul Janji Temu Anda, dengan durasi sesuai jenis janji temu yang dipilih pasien, di ruang perawatan pertama yang tersedia, dimulai dari kursi yang paling sering digunakan oleh penyedia layanan tersebut. Sebelum Anda membandingkannya dengan Web Sched, ketahui satu batasan: di Open Dental, pemesanan online saat ini masih mengikuti alur pasien baru, sehingga pembersihan gigi belum dapat dipesan secara online.
Panduan 20 menit menggunakan jadwal dan kode prosedur Anda. Tanpa perpindahan sistem, tanpa migrasi, tanpa penggantian total.
