Open Dental tetap menjadi sistem manajemen praktik dan rekam medis Anda. Digital Fax menggunakan koneksi sinkronisasi real-time yang sama seperti fitur-fitur lain di Intake.Dental: API Open Dental yang dipublikasikan, yang disediakan oleh eConnector di server Anda sendiri. Tidak ada akses langsung ke basis data dan tidak ada yang perlu diinstal di workstation Anda. Faks yang telah disimpan menjadi dokumen biasa di modul Imaging pasien, sehingga tetap tersimpan di Open Dental meskipun Anda berhenti menggunakan layanan kami. Kami juga menyimpan salinan terenkripsi dari setiap faks di server kami.
Faks masuk dikirim ke nomor faks yang telah disiapkan untuk praktik Anda dan masuk ke kotak masuk Faks Digital di dasbor Anda. Berkas PDF tersebut disimpan dan dienkripsi sebelum proses lainnya dilakukan, sehingga bahkan faks yang tidak dapat dibaca oleh AI tetap disimpan untuk tim Anda. Kantor dapat menerima email untuk setiap faks baru yang berisi jenis faks, ringkasan satu baris, dan tautan ke dasbor. Email tersebut tidak pernah menyertakan berkas PDF, dan hanya mencantumkan nama pasien jika kecocokan telah dikonfirmasi berdasarkan catatan Anda sendiri. Faks sampah dan faks massal diarsipkan dan tidak memicu pengiriman email.
Setiap faks dibaca sebagai sebuah dokumen, termasuk hasil pindaian berkualitas rendah. Dokumen tersebut diberi kategori, ringkasan mengenai siapa pengirimnya dan apa yang diminta kepada kantor, serta pasien yang dimaksud. Pasien akan dicocokkan secara otomatis hanya jika nama belakang dan tanggal lahir pada faks tersebut persis sama dengan salah satu pasien dalam catatan Anda. Jika kecocokannya kurang kuat, hal tersebut tetap menjadi saran, dan tim Anda yang akan memilih pasiennya. AI diinstruksikan untuk tidak pernah menebak tanggal lahir.
Tim Anda memverifikasi identitas pasien dan mengklik “File”. PDF tersebut diunggah ke modul Imaging pasien tersebut, ke dalam folder yang dipilih berdasarkan jenis faks dan dapat ditemukan berdasarkan namanya di pengaturan Imaging Anda sendiri: rujukan dan permintaan rekam medis masuk ke folder "Letters", manfaat asuransi dan EOB masuk ke folder "Insurance", izin medis dan resep masuk ke folder "Medical History", slip laboratorium masuk ke folder "Lab Slips", dan faktur masuk ke folder "Financial". Setiap jenis memiliki folder cadangan seperti "Informasi Pasien" atau "Lain-lain". Jika tidak ada folder tersebut di kantor Anda, faks tidak akan dimasukkan ke folder mana pun yang muncul pertama kali. Faks tersebut tetap tersimpan di "Intake.Dental" dan catatan rekam medis akan mencatat hal tersebut. Sebuah catatan log komunikasi ditulis ke dalam rekam medis yang sama, misalnya: "Faks dari (760) 555-0100 (rujukan) disimpan di Imaging > Letters", diikuti dengan ringkasannya.
Jika Anda juga menggunakan verifikasi asuransi: ketika klaim manfaat tidak dapat diproses secara elektronik, sistem verifikasi akan meminta pihak penanggung untuk mengirimkan rincian manfaat melalui faks. Setelah faks tersebut diterima, isinya akan diolah menjadi baris-baris cakupan per prosedur untuk pasien: persentase cakupan, biaya bersama (copay), apakah ada deductible yang berlaku, frekuensi, masa tunggu, dan batasan usia, sesuai dengan yang dicantumkan oleh pihak penanggung. Setelah tim Anda menyetujuinya, berkas PDF tersebut disimpan ke dalam folder Imaging > Asuransi pasien, disertai catatan log komunikasi yang mencantumkan nama pihak penanggung dan jumlah baris cakupan yang tercatat. Jika dua rekam medis pasien memiliki nomor rekam medis yang sama, tidak ada berkas yang disimpan ke salah satu rekam medis tersebut.
Aktifkan Faks Digital di dasbor, dan kami akan menyiapkan nomor faks untuk praktik Anda. Jika Anda ingin tetap menggunakan nomor faks yang sekarang, mintalah penyedia layanan telepon Anda untuk meneruskannya ke nomor yang baru. Jika klinik Anda sudah terhubung ke Open Dental melalui kami (kunci API telah ditempelkan ke pengaturan API Open Dental, dengan eConnector berjalan), pengarsipan ke Imaging tidak memerlukan pengaturan tambahan. Fitur ini menggunakan nama folder Imaging yang sudah ada di klinik Anda, jadi pastikan folder seperti Letters, Insurance, dan Lab Slips sudah ada. Digital Fax adalah fitur tambahan seharga $99,99 per bulan, dan sudah termasuk dalam paket Practice Autopilot dan AI Dental Office. Perjanjian Kerahasiaan (BAA) ditandatangani sebelum data pasien dipindahkan, dan faks disimpan dalam bentuk terenkripsi.
Simpan file-file tersebut dari kotak masuk Faks Digital. Faks-faks diterima dalam bentuk PDF di nomor faks praktik Anda, AI akan menyortirnya dan mencocokkannya dengan pasien, lalu dengan satu klik, PDF tersebut akan diunggah ke modul Pencitraan pasien tersebut di dalam folder yang sesuai dengan jenis faksnya. Tidak ada yang perlu mencetak, memindai, atau menyeret file ke dalam rekam medis.
Hal ini bergantung pada jenis faks. Rujukan dan permintaan rekam medis disimpan di folder “Letters”. Manfaat asuransi dan EOB disimpan di folder “Insurance”. Izin medis dan resep disimpan di folder “Medical History”. Formulir laboratorium disimpan di folder “Lab Slips”. Faktur dan laporan keuangan disimpan di folder “Financial”. Hal-hal lain dikirim ke folder Surat atau Lain-lain. Folder-folder tersebut dapat ditemukan berdasarkan namanya di pengaturan Imaging Anda, dan setiap jenis memiliki opsi cadangan. Jika tidak ada yang sesuai, faks tidak akan diunggah dan tetap berada di Intake.Dental, sehingga tidak akan pernah masuk ke folder yang tidak terkait.
Hanya jika sudah pasti. Sebuah faks akan dicocokkan secara otomatis jika nama belakang dan tanggal lahir yang tercetak di dalamnya persis sama dengan salah satu pasien dalam catatan Anda. Jika tidak, hasil pembacaan nama oleh AI akan ditampilkan sebagai petunjuk, dan tim Anda yang memilih pasiennya sebelum menyimpannya. Tidak ada data yang dimasukkan ke dalam rekam medis sampai salah satu anggota tim Anda mengklik tombol "Simpan".
Di sana tertera lokasi berkas PDF tersebut. Contoh catatan log komunikasi (commlog) berbunyi, "Faks dari (760) 555-0100 (rujukan) disimpan di Imaging > Letters", diikuti ringkasan satu baris. Jika pengunggahan gagal, catatan tersebut menyebutkan bahwa faks tersebut disimpan di Intake.Dental dan belum ada di Imaging, sehingga tidak ada yang mencari dokumen yang sebenarnya tidak ada di sana.
Faks tersebut masih tersimpan di profil pasien di Intake.Dental, dan catatan tersebut menyebutkan bahwa faks tersebut belum ada di bagian Imaging. Tidak ada fitur percobaan ulang otomatis. Kirimkan kembali faks tersebut setelah Open Dental kembali aktif untuk menambahkannya ke bagian Imaging. Mengirimkan kembali faks tersebut aman dilakukan.
Tidak, selama deskripsi dokumen di Imaging masih mencantumkan referensi faksnya, seperti [fax 7a1b2c3d]. Sebelum diunggah, seluruh berkas akan diperiksa untuk memastikan referensi tersebut ada. Jika seseorang mengganti nama dokumen dan menghapusnya, pengunggahan ulang di kemudian hari dapat menambahkan salinan kedua.
Ya. Kirim berkas PDF dari dasbor beserta halaman sampul, lalu periksa apakah berkas tersebut telah terkirim. Faks dikirim dari nomor faks milik praktik Anda sendiri, sehingga balasannya akan masuk ke kotak masuk Anda. Jika praktik Anda belum memiliki nomor faks sendiri, pengiriman akan ditolak daripada dikirim menggunakan nomor milik orang lain.
Ketika pihak penanggung mengirimkan kembali melalui faks rincian manfaat yang diminta oleh bagian verifikasi, data tersebut dimasukkan ke dalam baris cakupan per prosedur untuk pasien tersebut. Setelah tim Anda menyetujuinya, berkas PDF tersebut disimpan ke dalam folder Imaging > Asuransi milik pasien bersama dengan catatan log komunikasi. Baris-baris cakupan tersebut tersimpan di Intake.Dental. Tidak ada data yang ditulis ke dalam tabel manfaat rencana asuransi di Open Dental.
Tidak. Fitur pengunggahan ke dalam rekam medis hanya tersedia di Open Dental. Pada perangkat lunak praktik lainnya, faks disimpan di dalam dokumen pasien di Intake.Dental, dan jika sistem Anda mendukung catatan dari kami, akan ada catatan rekam medis yang merujuk ke faks tersebut.
Tidak. Faks sering kali mencantumkan nama pasien dan diagnosisnya, sehingga email pemberitahuan hanya memuat jenis faks, ringkasan satu baris, dan tautan ke dasbor—yang memerlukan login. Nama pasien hanya disebutkan jika kecocokan telah dikonfirmasi berdasarkan catatan Anda sendiri.
Jika klinik Open Dental Anda masih mencetak faks, memindai, dan menyeretnya ke Imaging, fitur ini akan menghilangkan langkah-langkah tersebut. Faks masuk ke nomor Anda sendiri, AI akan menyortir dan merangkumnya, lalu mencocokkannya dengan pasien setelah dipastikan, dan dengan satu klik, file PDF tersebut akan disimpan ke folder Imaging yang tepat beserta catatan log komunikasi. Faks manfaat asuransi juga akan mengisi tabel cakupan asuransi Anda. Open Dental tetap menjadi sistem rekam medis Anda.
Open Dental adalah merek dagang milik Open Dental Software, Inc. Intake.Dental adalah produk independen dan tidak berafiliasi dengan, tidak didukung oleh, maupun disponsori oleh Open Dental Software, Inc.
Praktik Anda akan memiliki nomor faks tersendiri, dan setiap faks yang masuk akan tersimpan di kotak masuk di dasbor Anda, bukan di baki faks. AI membaca setiap faks, mengklasifikasikannya (rujukan, permintaan rekam medis, manfaat asuransi, EOB, izin medis, resep, slip laboratorium, faktur), menulis ringkasan satu baris, dan mencocokkannya dengan pasien ketika nama dan tanggal lahir yang tercetak pada faks mengacu pada satu pasien tertentu. Faks yang tidak penting akan diarsipkan begitu diterima. Saat tim Anda mengarsipkan faks, file PDF-nya diunggah ke modul Imaging pasien tersebut di Open Dental, ke dalam folder yang sesuai dengan jenis faks, dan catatan log komunikasi menunjukkan ke mana faks tersebut dikirim. Anda juga dapat mengirim faks dari dasbor dan melihat apakah faks tersebut telah terkirim. Open Dental tetap menjadi catatan medis dan sistem pencatatan resmi Anda.
Panduan 20 menit menggunakan jadwal dan kode prosedur Anda. Tanpa perpindahan sistem, tanpa migrasi, tanpa penggantian total.
